צאו לדרך: מדריך מקוצר לפרילנס המתחיל

איך מחליטים אם להיות עוסק פטור או עוסק מורשה, מה צריך להביא למס הכנסה כדי לפתוח תיק, ומה זה בכלל הוצאה מוכרת? הנה כמה שאלות ותשובות שיעזרו לכם לעשות סדר בבלגן

בשעה טובה החלטתם להפוך לעצמאים/פרילנסרים. שיהיה בהצלחה. אבל אחרי ההכרזה החגיגית, מגיע שלב ההתלבטויות. האפשרויות רבות ומבלבלות: איך בדיוק עושים את זה? למי פונים? איך פותחים תיק ברשויות המס? מה הדרך לרשום הכנסות? השאלות רק הולכות ומצטברות והחששות נערמים: האם נדע לעשות הכל נכון?

זה הזמן לעבוד בצורה מאורגנת ולא ללכת לאיבוד. אז עוד לפני שמתחילים, קבלו כמה שאלות נפוצות ותשובות מסודרות – שיעזרו לכם לעשות סדר בראש ולהבין מי נגד מי.

איך מחליטים איזה סוג עסק אני? ומה בכלל האפשרויות?

כשאתם פותחים עסק, ראשית עליכם להחליט באיזו מסגרת פעילות אתם רוצים לעבוד. בגדול יש שלוש אפשרויות: עוסק פטור, עוסק מורשה וחברה בע"מ.

מה זה עוסק פטור?

זהו עוסק קטן (בעבר הוא נקרא "עוסק זעיר") שמחזור העסקאות שלו לא עולה על 100,000 שקל בשנה (כלומר בממוצע כ-8,300 שקל בחודש). זוהי ההגדרה הנוחה ביותר לפרילנס טרי, שכן היא מביאה עמה מידה קטנה יחסית של הנהלת חשבונות ומינימום צורך להסתייע ברואה חשבון. עוסק פטור אינו משלם מע"מ ואינו מוציא חשבוניות, אלא רק קבלות על תשלומים שהועברו לו. פעם בשנה הוא עורך התחשבנות מול מע"מ. סטטוס זה יאפשר לכם לקפוץ למים של בריכת העצמאים מבלי שתצטרכו להבין הרבה בניהול חשבונות או לשלם יותר מדי לאיש מקצוע שיעשה זאת במקומכם. ניתן גם להתחיל כעוסק פטור, ואם וכאשר הגעתם לתקרת ה-100,000 – לשדרג את מעמדכם לשלב הבא: עוסק מורשה.

הסכם כתוב: מסכמים מראש את תנאי התשלום בכתב

אז מהו עוסק מורשה בדיוק?

זהו מעמד עסקי אותו תצטרכו לבחור אם מתקיימת אחת משתי אפשרויות: אתם מגלגלים יותר מ-100,000 שקל בשנה; או שהמקצוע שלכם נמצא ברשימה של מקצועות חופשיים אותם מגדירה המדינה ככאלו שאי אפשר לעסוק בהם כעוסק פטור. רשימה זו כוללת עשרות מקצועות (בהם למשל רו"ח, עורך דין, פסיכולוג) וניתן למצוא אותה כאן

אחרי שהוגדרתם כעוסק מורשה, ניהול ענייניכם הכספיים יהפוך למעט מורכב יותר. מעתה תצטרכו להתחיל לעבוד עם חשבוניות מס, ולגבות מע"מ על כל תשלום שאתם מקבלים. מצד שני תוכלו גם לקזז תשלומי מע"מ על הוצאות הקשורות לעסק שלכם (מחשב חדש שקניתם, למשל). את הדיווחים למע"מ תעשו פעם בחודש או בחודשיים (בהתאם למחזור השנתי שלכם). את כל הקיזוזים וההתעסקויות יעשה עבורכם רואה החשבון שלכם באופן מסודר, תמורת ריטיינר חודשי של כמה מאות שקלים.

ומה עם חברה בע"מ? מתי זה כדאי?

חברה בע"מ היא כבר הליגה של הגדולים. בע"מ הן ראשי תיבות של "בעירבון מוגבל". המשמעות היא שבניגוד לעוסק מורשה, שהעסק והוא חד הם, חברה בע"מ היא ישות משפטית נפרדת מבעליה. הדבר נועד על מנת לאפשר לבעלי עסקים להקים חברות גדולות ולהעסיק עובדים בלי לסכן את ממונם הפרטי.

עבור רוב הפרילנסרים האפשרות של חברה בע"מ היא לא אופציה ריאלית, שכן תפעולה הפיננסי יקר: העלות לרואה החשבון גבוהה, יש להגיש דוחות רבים ואגרות יקרות וזה עלול להתברר כמהלך לא משתלם מבחינה כלכלית אלא במקרים בהם מחזור המכירות השנתי עולה על 700-600 אלף שקלים.

ישנם עוסקים שיעדיפו לפתוח חברה בע"מ מסיבות תדמיתיות ולא כלכליות, שכן הם מתכננים לעבוד מול חברות גדולות או מול חו"ל. סיבה נוספת היא אם תחום עיסוקכם מביא עמו סיכון שיחייב הגנה מפני תביעות או פשיטות רגל.

איך אני פותח תיק במע"מ?

דבר ראשון תתקשרו לברר לאיזה סניף מע"מ אתם שייכים (4954*). לאחר מכן מגיעים למשרדי מע"מ בשעות הפעילות עם טופס רישום 821 בו מילאתם את כל הפרטים, צילום של תעודת הזהות וצ'ק ריק מפנקס הצ'קים בו מתנהל חשבון הבנק שלכם. פקיד מע"מ יפתח לכם תיק עוסק ויספק לכם תעודת אסמכתא, שעותק שלה תוכלו לשלוח ללקוחותיכם, הזקוקים לה עבור הנהלת החשבונות שלהם.

אם באתם לפתוח חברה בע"מ, עליכם להביא בנוסף למסמכים שצוינו גם העתק תעודת רישום ברשם החברות, תקנון חברה, פרוטוקול מינוי מנהלים חתום על ידי רשם החברות, רשימת מנהלי החברה ופרטי ההתקשרות שלהם. אם אתם כבר בתהליך ההקמה של העסק, יש להביא מסמכים שכבר צברתם. רואה החשבון שלכם יסביר לכם בדיוק אילו מסמכים, בהתאם למצב הקמת החברה (אגב, תמורת תשלום הוא ייגש לרשויות המס במקומכם).

רוצה לדעת מה עוד מגיע לך?

ואיך פותחים תיק במס הכנסה?

לשם תגיעו לאחר שתסיימו את הרישום במע"מ, כאשר טופס 5329 בידכם. זהו דו"ח פרטים אישיים בו תפרטו את מקורות הכנסותיכם ואת פרטי העסק שאתם פותחים. כמו עם מע"מ, התהליך במשרדים עצמו פשוט. על פי הוראות פקודת מס הכנסה וחוק מע"מ, חובה על כל בעל עסק ומשלח יד לנהל פנקסי חשבונות מיד עם תחילת פעילות העסק.

אוקי, פתחתי את כל התיקים והתחלתי לעשות עסקים. איך אני רושם הכנסות?

אם אתם עוסק פטור, זה הכי קל: פשוט מקבלים כסף על המוצרים או השירותים שלכם, ומוציאים קבלה ללקוח (תצטרכו רק לעדכן אותו שאתם עוסק פטור כי אחרת הוא יצפה לחשבונית. ייתכן שהוא יבקש מכם שתשלחו לו את תעודת העוסק הפטור כהוכחה). אם אתם עוסק מורשה, תצטרכו להוציא חשבונית לכל לקוח שאתם רוצים לחייב, והוא בתמורה ישלם לכם. לאחר התשלום תוציאו קבלה. אותו דבר לגבי חברה בע"מ.

אגב, כיום אין צורך עוד להחזיק פנקסי חשבוניות וקבלות פיזיות: את כל המסמכים ניתן להוציא ולשלוח באמצעות מערכות דיגיטליות דרך המחשב. נסו זאת, זה הרבה יותר נוח ומהיר.

איך אני רושם הוצאות? מה זה הוצאה מוכרת?

ראשית עליכם לדעת שכעצמאים, אתם לא משלמים מס על סך ההכנסות שלכם, אלא רק על הרווח שלכם: לוקחים את כל ההכנסות, מפחיתים את ההוצאות העסקיות שלכם – ורק הסכום שנותר חייב במס. אותן הוצאות עסקיות (תשלום לספקים, ציוד משרדי, מוניות וכו') מוגדרות על-ידי החוק כהוצאות מוכרות במס, מה שמכונה "הוצאה מוכרת".

חלק מההוצאות העסקיות מוכרות באופן מלא: דלק, מוניות, אינטרנט, ביטוח מקצועי, משלוחים, הוצאות רו"ח, פרסום ושיווק ועוד. חלק מההוצאות מוכרות באופן חלקי: חשבונות חשמל לעובדים מהבית (20%-25%), כיבוד למשרד (80%) ועוד. על רכוש קבוע כמו מחשב או מכונית למשל, יש הכרה במס על הפחת (כלומר על ירידת הערך). אנו ממליצים לפנות לרואה החשבון שלכם ובקשו ממנו שישלח לכם את הרשימה המלאה של ההוצאות המוכרות לצורכי מס.

ניהול פנקסי חשבונות כבר בתחילת הפעילות העסקית

גביית חובות: מה ניתן לעשות כדי להימנע מלקוחות חייבים?

כל בעל עסק עצמאי שמע לא מעט תירוצים בהם משתמשים הלקוחות כשהם מתעכבים מלשלם, אז איך כדאי להימנע מהמבוכה שכלולה בגביית חובות? מקדימים תרופה למכה באמצעות כמה פעולות פשוטות: 

• הסכם כתוב: סכמו מראש את תנאי התשלום בכתב והחתימו את הלקוח על שטר חוב או ערבות אישית. וודאו שהמסמך מכיל פרטים מלאים ככל האפשר על בעל העסק. 
• הקפידו על זמנים: הימנעו מלוותר ללקוחות שלכם על תשלום במועד שנקבע מראש וקחו בחשבון שיצירת תקדים שכזה תגרור עוד ועוד איחורים ואי נעימויות. 
• צרו תקן לגביית חובות: מומלץ להעסיק גורם ייעודי שיהיה אחראי ליצירת קשר עם לקוחות חייבים וגביית התשלום באופן שיחסוך מכם מבוכה והתמודדות ישירה מול הלקוחות. 

רוצה לקרוא גם על 5 שאלות שיביאו לכם לקוחות?

שיהיה בהצלחה!

• התוכן המופיע בכתבה הינו כללי ואינו מכיל את מלוא המידע הנדרש לקבלת החלטות ונועד לאינפורמציה בלבד. אין לראות בתוכן כהמלצה ו/או ייעוץ מכל סוג שהוא ואין בכך כדי להחליף שיקול דעת עצמאי.